Eine Vielzahl an Partnern ist dieses Jahr auf dem Jugendforum NRW – eine schwere Aufgabe also, alle zu organisieren und zu koordinieren. Für diese komplizierte Aufgabe hat die Stadt Köln eine Firma beauftragt, die Profi auf diesem Gebiet ist: „Factory C“ aus Berlin. Der Chef von „Factory C“ ist Carsten Hoppe: Er hat die Koordination, das Design, die Organisation, aber speziell die Kommunikation zwischen den Partnern (d.h. einfach ausgedrückt: Wer hat welche Anforderungen, wer könnte diese Anforderungen stellen?) und vieles mehr auf dem Jugendforum geplant. Im Interview gibt er Einblicke hinter die Kulisse und es wird klar, wie viel Vorbereitung und Mühe hinter dem Jugendforum steht.
Welche Fachkräfte sind nötig, um einen Stand wie den des Jugendforums NRW aufzubauen und welche Ausbildung sollte man haben, um dies realisieren zu können?
Das Ganze lässt in zwei Schritte teilen. Der erste ist die Planung, die im Vorfeld mit der Stadt Köln und dem Team von Wolfgang Fehr umgesetzt wird. Wir machen uns auf dem Papier Gedanken, wie der Stand später aussehen soll. Von der Ausbildung her handelt es sich dort um den Bereich des Eventmarketings oder der Marketingkommunikation, die notwendig wären so etwas zu machen.
Dann geht das Ganze in das Design, dann wird zuzusagen der Grundriss in ein 3D-Design umgesetzt, dazu braucht man Messedesigner und Grafiker. Letztendlich in der ausführenden Phase, dem zweiten Schritt, braucht man den Messebauer, der den Stand dann baut und manchmal, wie bei uns, eine Technische Planung.
Welche Schwierigkeiten ergeben sich bei dem Aufbau oder der Planung eines Standes wie dem Jugendforum?
Es ist wie Theorie und Praxis. Spannend ist immer die Theorie, was auf dem Papier steht . Das Jugendforum speziell umfasst eine Vielzahl von Partnern, die größtenteils ehrenamtlich arbeiten und vom Zeitgefühl und von der inhaltlichen Zuarbeit nicht so sind, was wir als Agentur gewöhnt sind. Man muss auch häufig mal über Schwierigkeiten schmunzeln, wenn es zu Stromausfällen kommt und es sich nachher zustande gekommen ist, weil jemand mit Highheels das Stromkabel aus dem Stecker gezogen hat. Also meistens sind es keine großen Probleme, die gelöst werden, sondern eher die Kurzfristigkeit der Anfragen vor Ort, die die Herausforderungen darstellen.
Wie lange dauert es überhaupt einen solchen Stand umzusetzen inklusive Vorbereitung und Aufbau?
Wir starten mit der ersten Planung, dem ersten Pinselstrich auf dem Papier meistens Marz bis April, dann gibt es die Informationsaustausche mit der Stadt Köln, von Wolfgang Fehr und seinem Team. Ab dann läuft die Projektierungs-Phase, wir haben meistens Mitte Juli ein letztes Planungstreffen mit allen Partnern. Bis dahin stehen sämtliche Messebauzeichnungen und Grundrisse, wo die Partner stehen. Der reine Messebau selber dauert eine Woche, wir bauen bis Dienstag das Jugendforum auf.
Der Abbau dauert ungefähr anderthalb Tage.
Was kostet das Jugendforum und wie wird es finanziert?
Ich kann das nicht genau sagen, aber der Betrag ist fünfstellig, eingerechnet Planung und Umsetzung. Bei dem Messeaufbau ist man schnell bei vierzig- bis fünfzigtausend Euro, aber einige Partner übernehmen einen Teil der Kosten. Daher kann man das nicht auf den Cent genau zu rechnen. Aber es sind schon größere Summen die notwendig sind, um alles umzusetzen. Dazu kommen dann noch die Mietkosten der kölnmesse. Die kölnmesse unterstützt das Projekt auch noch sehr stark, indem sie die Standfläche stark rabattieren, sonst könnte man ja so ein Projekt ja gar nicht machen.
Auf was sind sie am meisten Stolz hier auf dem Jugendforum oder bei dem ganzen Projekt?
Stolz auf die Partner. Wir schaffen nur den Rahmen des Ganzen. Wenn man den Stand Dienstagmorgen sieht, bevor alle kommen, ist es ja praktisch eine leblose Fläche, meistens noch recht leer und wenn man dann zwei Tage später wieder herkommt und das Jugendforum so lebendig sieht wie es jetzt ist. Also wir können nur den Rahmen schaffen, die Lebendigkeit das macht ihr, also alle Mitarbeiter des Jugendforums, insofern können wir nur stolz darauf sein, dass die Partner das Jugendforum so mit Leben füllen.
Das Interview hat geführt: Jakob Zimmermann
Foto: Marvin Schwickerath